Informatie voor vrijwilligers

Op deze pagina vind je als vrijwilliger een antwoord op veelgestelde vragen.
Nog vragen? Contacteer iemand van het team!

Inhoud:

1. Afdelingen

Hoeveel afdelingen heeft de Fietsersbond momenteel?

Fietsersbond heeft 117 lokale afdelingen, actief in 145 gemeenten. Een lijstje (met de contactgegevens) van alle afdelingen staat hier. De webpagina's van alle afdelingen kan je terugvinden via www.fietsersbond.be/injebuurt.

Hoe dienen we ons te structureren binnen een afdeling?

Alle afdelingen bestaan uit vrijwilligers. De vrijwilligers zijn zelf expert in hun gemeente omdat zij er dagelijks fietsen en de lokale situatie kennen. Hoe zij zich structureren en welke focus zij leggen bepalen zij dan ook zelf. Een lijstje met een mogelijke rolverdeling op basis van functies, vinden jullie hier.

Wij willen graag nieuwe vrijwilligers aantrekken, hoe pakken we dat het beste aan?

Laat lokaal weten dat de afdeling op zoek is naar extra vrijwilligers: plaats een zoekertje op sociale media, de lokale krant en de website van de gemeente. Hou de oproep open: maak duidelijk dat de potentiële vrijwilliger zelf bepaalt wat hij of zij op welk moment wilt doen. Contacteert iemand de afdeling om een Critical Mass onder Fietsersbondvlag te organiseren, maar doet de afdeling dat nog niet echt? Laat de ruimte open om nieuwe mensen nieuwe dingen te laten doen: vertrek vanuit de passie en interesse van de persoon. Respecteer ook achteraf de aangegeven grenzen (tijdsinvestering en takenpakket) van de nieuwe vrijwilliger.
Ben je eerder op zoek naar iemand met een specifieke vrijwilligerstaak? Geen probleem, verduidelijk dat dan in je zoekertje. Zoek je iemand om sociale media te beheren, teksten te schrijven of om mee te helpen aan een actie? Hoe specifieker de vraag, hoe sneller mensen zich aangesproken voelen om hierop in te gaan.
Als geïnteresseerde is het vaak een grote drempel om te mailen naar een afdeling met de vraag om vrijwilliger te worden. Om deze drempel te verlagen is het vaak een goed idee om een evenement te organiseren. Een spreker rond duurzame mobiliteit, mobiliteitsquiz of een debatavond bijvoorbeeld. Zorg voor een drankje achteraf en ga in gesprek met de aanwezigen, ook de mensen die je niet kent. Wie weet zit er iemand tussen die goesting heeft in vrijwilligerswerk!
De sfeer in de afdeling bepaalt of die nieuwe vrijwilliger ook zal blijven. Maak ruimte voor verwelkoming en kennismaking, en houd de groepssfeer binnen de afdeling informeel en amicaal. Durf bepaalde vaste structuren binnen de afdeling open te breken om de afdeling opnieuw zuurstof te geven. De vrijwilliger 2.0 voelt zich meer aangetrokken tot open vrijwilligersgemeenschappen, in plaats van gesloten structuren. Werkelijke(!) inspraak en connectie zijn daarbij van cruciaal belang. Denk vanuit rollen en taken, in plaats van functies en respecteer de diversiteit in rollen, intensiteit van betrokkenheid en leeftijd. Vrijwilligerswerk moet in de eerste plaats leuk zijn!

Bij wie kunnen we terecht met onze vragen over vrijwilligerswerking?

Om beter in te spelen op wat er leeft bij de lokale afdelingen van de Fietsersbond en de drempel naar het nationaal secretariaat te verlagen, is de lokale werking van de Fietsersbond sinds 2023 opgedeeld in acht regio's, losjes gebaseerd op de Vlaamse vervoerregio's. Elke regio heeft zijn aanspreekpunt.

Provincie West-Vlaanderen: Thijs Gillis
Vervoerregio's Gent en Waasland: Thijs Gillis
Vervoerregio's Aalst en Vlaamse Ardennen: Thijs Gillis
Vervoerregio Vlaamse Rand en Brussel: Thomas Deweer
Vervoerregio Leuven: Eddy Vaes
Vervoerregio's Antwerpen en Mechelen: Lieven Jacobs
Vervoerregio Kempen: Wim De Groof
Vervoerregio Limburg: Wim De Groof

Voor vragen rond opstarts van nieuwe afdelingen kan men steeds terecht bij Thijs Gillis.

Terug naar de inhoud

2. Acties, evenementen & campagnes

Waar kan ik de activiteiten van de Fietsersbond terugvinden?

Bekijk hier de kalender met de belangrijkste activiteiten van de komende maanden. Voor meer informatie over de campagnes en acties, kunnen jullie terecht bij Thijs (thijs.gillis@fietsersbond.be)

Waar kan ik de activiteiten van de lokale afdelingen terugvinden?

De activiteiten van de lokale afdelingen worden momenteel gebundeld op deze spreadsheet. De activiteiten worden daar door de afdeling zelf toegevoegd. De spreadsheet wordt in de gaten gehouden en de activiteiten worden op de kalender geplaatst.
Maak je een Facebook-evenement aan van de activiteit? Duid dan Fietsersbond Nationaal aan als mede-organisator om een groter bereik te hebben en in onze evenementenkalender terecht te komen.
In de maandelijkse vrijwilligersnieuwsbrief komt steeds een terugblik van de activiteiten van de lokale afdelingen die de pers haalden (zie overzicht van de nieuwsbrieven onderaan).

Welke fiets-acties kan ik organiseren?

Om inspiratie op te doen een aantal mogelijke acties:

Welke nationale campagnes van de Fietsersbond kunnen afdelingen mee uitdragen?

De Fietsersbond organiseert een aantal nationale campagnes. Het is dankzij de afdelingen van de Fietsersbond dat deze campagnes een succes worden en een breeed publiek bereiken.

De nationale applausdag is een jaarlijkse traditie bij de Fietsersbond. In 2023 stonden niet minder dan 200 applausteams klaar om de fietsende pendelaars en scholieren aan te moedigen en te bedanken voor hun keuze voor de fiets. In 2024 is het de bedoeling om nóg meer teams te mobiliseren en nóg nauwer samen te werken met scholen. Vroeg geleerd is immers oud gedaan!
Met Bike for Life trappen we met zijn allen voor het goede doel. Werkgevers of gemeenten moedigen met Bike for Life hun personeel aan om met de fiets naar het werk te komen. Per gefietste rit doneert de werkgever een bedrag aan het goede doel. Vanaf 2023 kunnen ook individuen meefietsen. Afdelingen kunnen de campagne ondersteunen door de gemeente, bedrijven of familie en vrienden te motiveren om mee te fietsen.
Met het ingezamelde geld van Bike for Life financiert de Fietsersbond het project 'een fiets voor iedereen'. Lokale Fietsersbond-vrijwilligers en vrijwilligers die zich willen engageren kunnen vanaf september 2023 steun aanvragen om een project op te zetten dat mensen in vervoersarmoede op weg helpt met een fietsoplossing in hun stad of gemeente. Ze krijgen financiële en professionele hulp als hun initiatief goedgekeurd wordt als ‘Een fiets voor iedereen’-project. Contacteer Wim De Groof of Brenda Saeys voor meer info!

Ik wil graag promotiemateriaal om onze zichtbaarheid als Fietsersbond te vergroten tijdens een actie. Hoe komen we aan dit materiaal?

Al het promomateriaal dient te worden opgehaald bij een lokaal verdeelpunt. Per Fietsersbondregio is er één verdeelpunt.
- West-Vlaanderen: Geert Demeyere
  - Afspraak na contact via telefoon (0496 50 01 17)
    of mail (demeyere.geert@scarlet.be)
  - Adres: Maurits van Coppenollestraat 27, 8200 Brugge
- Vervoerregio's Gent en Waasland: Gents Ecologisch Centrum/Lekker GEC
  - Vrije toegang van dinsdag t.e.m. zaterdag van 14u tot 18u. Depot op tweede verdieping.
  - GEC heeft ook een restaurant, gelieve de tijden dus te respecteren
  - Adres: Kon. Maria Hendrikaplein 5/6, 9000 Gent
- Vervoerregio's Aalst en Vlaamse Ardennen: Marleen Stallaerts
  - Afspraak na contact via telefoon (0475 61 15 68)
    of mail (MarleenS@fietsersbond-aalst.be)
  - Adres: Keppestraat 46, 9320 Aalst
- Vervoerregio Vlaamse rand en Brussels Hoofdstedelijk Gewest: Kantoor Fietsersbond
  - Vrije toegang op maandag en donderdag van 9u tot 17u
  - Adres: Oude Graanmarkt 63, 1000 Brussel
- Vervoerregio Leuven: Ludo Stevens
  - Afspraak na contact via telefoon (0495 24 12 62)
    of mail (ludo.stevens@fietsersbond.be)
  - Adres: Gravenstraat 61, 3220 Holsbeek
- Vervoerregio's Antwerpen en Mechelen: Lieven Jacobs
  - Afspraak na contact via telefoon (0475 70 52 69)
    of mail (lieven.jacobs@fietsersbond.be)
  - Adres: Boomgaardstraat 179, 2018 Antwerpen
- Vervoerregio Kempen: Wim De Groof
  - Afspraak na contact via telefoon (0474 41 63 41)
    of mail (wim.de.groof@biketowork.be)
  - Adres: Meivuurstraat 25, 2200 Herentals
- Vervoerregio Limburg: Luk Knapen
  - Afspraak na contact via telefoon (011 25 47 21)
    of mail (luk.knapen@telenet.be)
  - Adres: Joris Van Oostenrijkstraat 26, 3511 Hasselt

Welk materiaal bieden we momenteel aan via de verdeelpunten?

Kunnen we prijzen verloten bij een activiteit zoals een quiz, een fietswedstrijd, een online wedstrijd, ...?

Elke afdeling kan jaarlijks 5 gratis Fietsersbond lidmaatschappen weggeven als prijs.
- Kijk na of de mensen nog geen lid zijn via Civi-crm;
- Stuur de gegevens van de ontvangers van het cadeaulidmaatschap via dit formulier naar Petra (petra.noyens @fietsersbond.be).
- Heb je iets tastbaars nodig? Gebruik dan deze cadeaubon (je kan deze ofwel digitaal invullen en mailen ofwel afprinten).

Ik wil een actie organiseren. Kan ik een formulier voor het verzamelen van persoonsgegevens (=deelnemerslijst) downloaden?

Download hier een leeg formulier dat voldoet aan de GDPR richtlijnen. Deze lijst kan worden gebruikt om de deelnemers te registreren op een actie, of om gegevens te verzamelen bij een evenement. Zo is er een overzicht van het aantal deelnemers en kunnen de geïnteresseerden achteraf worden gemaild. Stuur Petra na de actie de e-mailadressen (of een foto van het formulier) door, zodat de geïnteresseerden de maandelijkse algemene nieuwsbrief in de mailbox krijgen.

Zijn de afdelingen en deelnemers verzekerd tijdens acties?

Vrijwilligers zijn verzekerd voor Burgerlijke Aansprakelijkheid (inclusief rechtsbijstand) en ongevallen tijdens het vrijwilligerswerk. Ook deelnemers aan acties, fietstochten, cursussen,... zijn verzekerd. Meer informatie is hier terug te vinden. Voor bijkomende vragen kan je bij Petra terecht.

Hoe krijg ik persaandacht voor mijn evenement?

Organiseer je een actie of evenement en krijg je daar graag persaandacht voor? We geven je graag enkele tips!

Met welke andere organisaties kunnen wij samenwerken?

Om een actie of lobbywerk nog meer gewicht en gezicht te geven, kan het fijn zijn om samen te werken met andere lokale verenigingen. Zo zijn er verenigingen bij Natuurpunt, de Gezinsbond, Femma, Ferm, OKRA, KWB, Markant ... Het kan interessant zijn om eens na te gaan of deze verenigingen actief zijn in jullie gemeente om er in de toekomst misschien samen activiteiten mee op poten te zetten.

Welke sprekers raden jullie aan voor een lezing?

Wil jouw afdeling graag een lezing organiseren rond mobiliteit en weet je niet goed wie te contacteren? Hier vinden jullie een lijstje met mogelijke sprekers die wij aanraden.

Wij hebben nog vragen over campagnes of acties, bij wie kunnen we daarover terecht?

Jullie kunnen voor vragen over campagnes (zowel onze lopende campagnes, als eigen acties die jullie willen opzetten), terecht bij Thijs (thijs.gillis@fietsersbond.be).

Terug naar de inhoud

3. Beleidswerk

Is er een document waar ik mee aan de slag kan om de beleidsmakers in mijn stad of gemeente aan te sporen om een echt fietsbeleid te voeren?

Naar aanleiding van de gemeenteraadsverkiezingen in oktober 2018, schreef de Fietsersbond haar doelstellingen en speerpunten uit in het memorandum "tips voor een aantrekkelijke gemeente dankzij een wervend fietsbeleid", apart voor Vlaanderen en Brussel. Dit kan een goede leiddraad zijn om de gesprekken met beleidsmakers op te starten.

Waar vind ik de laatste actuele informatie van de Fietsersbond?

De meest actuele opiniestukken staan steeds op de voorpagina van onze website. Een overzicht kan teruggevonden worden via fietsersbond.be/nieuws. Daarnaast posten we ook dagelijks op social media. Je kan ons volgen via Facebook of Twitter om op de hoogte te blijven van de laatste informatie.

Waar kan ik technische informatie vinden over fietsinfrastructuur?

Het Vlaamse en het Brusselse gewest hebben elk een Vademecum fietsvoorzieningen opgesteld. Daarop kan je je baseren als je bepaalde dingen vraagt aan bv. je gemeente.
Neem een kijkje op de website van Fietsberaad. Dit is een kenniscentrum fiets met allerlei aanbevelingen en adviezen rond fietsbeleid en -infrastructuur.

Waar kan ik terecht met een specifieke vraag over beleid?

Voor specifieke informatie rond beleidswerk kunnen de afdelingen terecht bij Wies. Jullie kunnen een mailtje sturen naar beleid@fietsersbond.be of een telefonische afspraak vastleggen.
Ook in andere Fietsersbond afdelingen zit vaak veel kennis over lobbywerk, neem gerust contact op met de andere Fietsersbond afdelingen om (lokaal) lobbywerk en beleidsvragen te bespreken. De gegevens van alle afdelingen staan hier.

Terug naar de inhoud

4. Communicatie

Kunnen jullie ons bijstaan bij onze communicatie?

Voor vragen rond communicatie kan men terecht bij onze communicatieverantwoordelijke Lieven. Tips voor een persbericht vind men hier.

Waar vind ik het logo van de Fietsersbond?

Wat is de huisstijl van de Fietsersbond?

Hoe kan onze afdeling een eigen e-mailadres van @fietsersbond.be krijgen?

Elke afdeling kan een e-mailadres afdeling@fietsersbond.be aanvragen. Dit e-mailadres is gekoppeld met Gmail en heeft daarom alle mogelijkheden gekoppeld aan de Gmail-diensten (bijvoorbeeld Google Drive, Calendar, …) en een mailbox van 30GB. Deel dit e-mailadres en de diensten ervan gerust onder alle kernleden. Mails kunnen ook automatisch naar persoonlijke e-mailadressen worden doorgestuurd via de instellingen. Voor hulp rond mailadressen kan je bij Thijs terecht

Krijgt onze afdeling een plaatsje op de website www.fietsersbond.be?

Elke afdeling heeft een plaatsje op onze website via www.fietsersbond.be/naam-van-de-afdeling. Zorg dat de gegevens die daarop staan actueel zijn, zodat geïnteresseerden met jullie in contact kunnen komen. De belangrijkste informatie is de naam van de contactpersoon en het e-mailadres, eventueel aangevuld met een telefoonnummer, een eventuele eigen website, sociale media, en nieuwsitems. De handleiding voor de webpagina vind je hier. Bij problemen met inloggen of inhoud te plaatsen, contacteer dan Lieven.

Op welke manier kunnen we informatie uitwisselen met geïnteresseerden?

Het kan nuttig zijn om een Facebookpagina, Twitter en/of Instagram van jullie afdeling te creëren om geïnteresseerden in jullie stad en gemeente op de hoogte te houden van jullie evenementen, lobbywerk, en nuttige informatie uit de gemeente. Op Facebook werkt het goed om evenementen aan te maken om mensen op de hoogte te brengen van jullie acties. Maak ons gerust mede-organisator van jullie evenement voor een groter bereik (best wel duidelijk aangeven in de naam waar het plaats vindt). Een Facebook handleiding vind je hier.
Om nieuwsbrieven op te stellen, kunnen jullie eventueel het open programma Mailchimp gebruiken. Via deze URL kunnen jullie de template van onze nieuwsbrief inladen in jullie Mailchimp account, zodat jullie er zelf mee aan de slag kunnen. Zo kunnen jullie zelf de afbeeldingen en tekst aanpassen en bepaalde blokken deleten of toevoegen, naar wens.
Informatie over GDPR op maat van afdelingen vind je hier. De algemene voorwaarden en het privacybeleid van de Fietsersbond, lees je hier. Meer informatie via Lieven.

Wij hebben nog vragen over de communicatie van onze afdeling, bij wie kunnen wij daarover terecht?

Bij vragen over communicatie (social media, website, nieuwsbrieven, pers, ...), kunnen jullie steeds terecht bij onze communicatieverantwoordelijke Lieven Jacobs (lieven.jacobs@fietsersbond.be)

Terug naar de inhoud

5. Administratie

Hoe kan de afdeling weten welke (nieuwe) leden we hebben?

Afdelingen krijgen toegang tot het ledensysteem (Civi-crm) voor hun werkingsgebied. Zo kunnen jullie leden uitnodigen voor activiteiten, nieuwe leden verwelkomen, oud-leden bevragen waarom ze hun lidmaatschap niet vernieuwen,... Meer informatie bij Petra.

Krijgt een afdeling financiële ondersteuning?

Bij de opstart heeft elke nieuwe afdeling recht op €250 opstartbudget. Daarnaast heeft elke afdeling recht op financiële ondersteuning (€1 per lid + een berekening afhankelijk van de actvititeisgraad van de afdeling). Om recht te hebben op de jaarlijkse financiële tegemoetkoming dient elke afdeling aan het begin van elk kalenderjaar een jaarverslag in te dienen over de activiteiten van het afgelopen jaar. In de loop van januari ontvangt elke afdeling hiervoor een herinnering. De activiteiten van 2023 kunnen jullie alvast in dit document bijhouden.

Zijn er nog andere mogelijkheden om extra financiële middelen te bekomen?

Bij de meeste gemeente of steden, kan je erkend worden als (socio-culturele) vereniging. Vaak hangen er ook nog subsidies aan een dergelijke erkenning, en een bijkomend voordeel is dat jullie vaak een vermelding krijgen op de website van de stad of gemeente. Informeer dus zeker eens bij jullie gemeente of stad of jullie in aanmerking komen. Een nadeel kan zijn dat je niet door andere instanties gesubsidieerd mag worden, dat je moet kiezen tussen de subsidies van de gemeente of deze van het algemeen secretariaat.
Daarnaast zoeken sommige afdelingen nog naar andere manier om een centje bij te verdienen. Sommige ruimen bermen in opdracht van de gemeenten, anderen zorgen voor de bewaking van fietsenstallingen op grote evenementen, nog anderen vinden sponsor. De mogelijkheden hangen erg af van de lokale situatie.

Welke gegevens zijn nodig voor het openen van een bankrekening als feitelijke vereniging?

Meestal vraagt men drie vertegenwoordigers van de feitelijke vereniging om een bankrekening te openen.
Sommige banken hebben op hun website een documentenbundel. Deze kan voor een groot deel vooraf ingevuld worden, zodat je niet meer met drie vertegenwoordigers naar het bankkantoor hoeft te gaan.
Elke bank gebruikt andere documenten, dit is een ingevuld voorbeeld van Argenta. De bank zal vragen dit document te tekenen, dat moet door een bestuurder van de Fietsersbond gebeuren. Bezorg dit document aan Petra.
Je hebt “Statuten Fietsersbond” en “Statuten Fietsersbond_wijziging bestuurders ” nodig.
Volgende gegevens zal je wellicht ook moeten kunnen voorleggen aan de bank:
- gegevens van de ondertekenaars/volmachthebbers (naam, voornaam, adres, geboortedatum en -plaats, identiteitskaartnummer, vervaldag identiteitskaart, bevoegdheid in de vereniging, professionele activiteit,…) en hun handtekening.
- de bankfuncties die jullie wensen (bankkaart, rekeningafschriften, toegang tot internetbankieren, geld opnemen aan bankautomaat, betalen met bank- kaart,…) en wie hiervoor volmacht krijgt.
- willen jullie limieten instellen voor bijvoorbeeld geldopnames of betalingen?
- wie beschikt over de code voor de bankkaart? Wie is gevolmachtigde?
- omschrijving waarvoor de rekening gebruikt zal worden (meest te verwachten inkomende verrichtingen, herkomst van de gelden die op de rekening zullen komen, meest voorkomende uitgaande verrichtingen enz.)
Om door de bank als feitelijke vereniging aanzien te worden zal je wellicht moeten aangeven dat de leden (en hun eventuele rechtsopvolgers) tijdens hun lidmaatschap, uittreding, bij uitsluiting of overlijden geen deel hebben in het vermogen van de vereniging en dat ze geen recht hebben op een deel van de behaalde winsten. Ze kunnen ook geen opbrengsten halen uit de vereniging waarmee ze zich individueel kunnen verrijken. Ook kunnen evenmin eisen dat ooit gestorte bedragen of gedane inbreng wordt teruggegeven of dat ze ervoor vergoed worden.

Hoe is de Fietsersbond gestructureerd en waar vind ik de formele documenten die de werking van onze organisatie regelen terug?

Een afdeling is een feitelijke vereniging. Het algemeen secretariaat (de ‘koepel’ van al deze feitelijke verenigingen) is een vzw. De statuten worden ondersteund en geconcretiseerd door ons huishoudelijk reglement. Voor specifieke vragen kunnen jullie terecht bij Petra.

Wat is de Algemene Vergadering?

Twee maal per jaar organiseren wij een Algemene Vergadering waar jullie meer informatie over onze interne werking, kunnen jullie mee je stem laten horen en er uitwisseling met andere afdelingen kan plaatsvinden. Enkel zogenaamde effectieve leden zijn stemgerechtigd op de algemene vergadering.

Hoe kunnen we effectieve leden voordragen of wijzigen?

Elke afdeling mag minimum twee effectieve (d.w.z. stemgerechtigde) leden naar voren schuiven om aanwezig te zijn op onze Algemene Vergaderingen (afhankelijk van het aantal leden, kunnen het er meer zijn, zie het huishoudelijk reglement).
Om effectieve leden voor te dragen of aan te passen, bespreek je dit eerst op een overleg met de actieve vrijwilligers.
Daarna stuurt de voorzitter of secretaris of de contactpersoon met het algemeen secretariaat een mailtje met de (wijzigingen van de) namen en e-mailadressen door naar Petra.
Een voorwaarde voor effectief lidmaatschap is 'gewoon' (= betalend) lidmaatschap van de Fietsersbond.

Wie doet wat bij de Fietsersbond?

Wie de vaste krachten op het secretariaat zijn. Wat en waarom wij bij de Fietsersbond werken, kan je hier vinden. Meer informatie over onze projecten staat hier.

Heeft de Fietsersbond een algemene toelating voor vrijwilligerswerk van de RVA?

Ja. Het machtigingsnummer is Y02/082020/2020-9/45bis De vrijwilliger die werkloos is, of werkloos met bedrijfstoeslag (voorheen: bruggepensioneerd) moet nog een individuele aangifte indienen bij de directeur van het werkloosheidsbureau met behulp van het formulier C45B.
Deel II van dit formulier moet worden ingevuld door de Fietsersbond. Je kan dit vragen aan Petra (ook voor andere vragen hierover kan je haar mailen: petra.noyens@fietsersbond.be)

Wij hebben nog vragen over het administratieve luik van onze afdeling, bij wie kunnen we daarover terecht?