- Home
- Info voor vrijwilligers
- Vrijwilligers werven
Vrijwilligers werven
Begin bij jezelf
Voordat je enthousiast nieuwe vrijwilligers begint te zoeken, is het goed om eerst even stil te staan bij hoe jullie dat nu doen. Gaat het werven van nieuwe vrijwilligers tussen de soep en de patatten, of hebben jullie er een doordacht plan voor? Zijn jullie een open groep, uitnodigend en duidelijk over wie jullie zijn en waar jullie voor staan? Waarom zou iemand zich bij jullie willen aansluiten?
Door eerst kritisch naar deze vragen te kijken, krijg je een helder(der) beeld van jullie huidige aanpak. Want eerlijk is eerlijk: als je pas begint te zoeken wanneer er écht een tekort is, ben je vaak al te laat. Dan is de kans groot dat je zonder strategie te werk gaat, en dat levert meestal weinig op.
Het geheim? Zie het werven van vrijwilligers als een continu proces. Hoe planmatiger je werkt, hoe groter de kans dat je de juiste mensen vindt – op het juiste moment én op de juiste manier. Dat maakt je zoektocht efficiënter, gerichter en makkelijker te evalueren. Al zeggen we er wel graag bij dat vrijwilligers werven geen exacte wetenschap is en dus niet te voorspellen.
Op deze pagina nemen we je mee door het stappenplan om je eigen wervingsplan op te stellen. Volg het helemaal, of neem de tips eruit die jou inspireren.
Tijd om aan de slag te gaan!
Deze pagina heeft mee vorm en inhoud gekregen door een publicatie van het ©Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw. Ben je nieuwsgierig naar de volledige publicatie, die kan je hier vinden!
Inhoudsopgave
Wie of wat zoek je?
Voor je een vacature kan uitschrijven moet het eerst heel duidelijk zijn wie of wat jullie zoeken. Onderstaande vragen helpen jullie op weg om hier een duidelijk(er) beeld van te krijgen.
- Hoeveel vrijwilligers zoeken jullie?
- Wanneer moeten de vrijwilligers beschikbaar zijn?
- Zijn er piekmomenten?
- Occasioneel of langdurig vrijwilligers-engagement?
- Wie moet die nieuwe vrijwilliger zijn?
- enkele persoonlijkheidskenmerken die belangrijk zijn voor de groep of om de taak uit te voeren.
- mogen mensen die de nederlandse taal leren zich aanmelden? Maak duidelijk welk taalniveau er nodig is voor de taken.
- Voeg hier gerust ook iets luchtigs aan toe: bijvoorbeeld, houdt van koffie, planten, of fietsreizen.
Het wervingsplan
Budget
Spreek op voorhand een begroting af. Al hoeft een werving niets (niet veel) te kosten. Vergeet de vele gratis opties of het samenwerken met een sponsor niet, om zo de kosten te drukken.
Eventuele kosten kunnen ontstaan bij het drukken van affiches en flyers.
Planning
Een overzicht van wie, wat, wanneer doet kan nooit kwaad. Het biedt overzicht en geeft structuur aan het wervingsplan.
De opgemaakte planning kan ook de evaluatie-momenten structuur geven.
- wie,
- wat,
- waar,
- wanneer,
- hoe,
- waarmee
- & waarom
Evalueer
We begrijpen dat het evalueren soms als tijdrovend ervaren wordt, maar de voordelen die je eruit kan halen zijn een echte meerwaarde! Door samen even kort stil te staan en enkele vragen te beantwoorden kan je nieuwe mogelijkheden ontdekken, beslissen om een andere weg in te slaan,… Niet evalueren kan ervoor zorgen dat je doorgaat met je energie te steken in iets dat niet (meer) werkt en dat is zonde. Daarnaast kan je evalueren zo groot of zo klein maken als de groep zelf wil.
De vragen hieronder zijn een aanzet voor een evaluatie. Voeg dus zeker specifiekere vragen toe indien gewenst.
- Is het vooropgestelde doel/verwachting behaald?
- Wat lukte wel/niet?
- Sterke punten? Wat verliep moeilijker? Hoe komt dat?
- Wat vinden alle betrokkenen van het plan van aanpak?
- Verbeteringen voor de toekomst?
- Leg de verwachtingen voor jullie van start gingen naast de huidige realiteit. Welke stappen kunnen jullie zetten om dit eventueel anders vast te pakken?
Maak een vrijwilligersoproep
Een duidelijk en gestructureerde oproep zal ervoor zorgen dat mensen de oproep lezen en snel alle info vinden die ze te weten willen komen. Hou je dus bij de essentie, voor meer info kan je eventueel verwijzen naar een facebookpagina of website met een qr-code of een link.
- Titel
- Zorg dat de titel duidelijk weergeeft wie of wat je zoekt
- Niet: vrijwilliger gezocht!
- Wel: Kom mee pannenkoeken bakken voor onze duofiets!
- Wel: Ondersteun drie van onze jaarlijkse acties – Fietsersbond Lommel
- Zorg dat de titel duidelijk weergeeft wie of wat je zoekt
- Omschrijving van de organisatie
- Wat is de Fietsersbond?
- Wat doet de Fietsersbond lokaal?
- Taak
- Waarvoor zoeken jullie een vrijwilliger?
- Wat houdt de taak in?
- Hoeveel tijd zou dat ongeveer in beslag nemen?
- Splits taken op in haalbare, concrete en afgebakende delen, maak indien nodig verschillende vacatures op zodat elke vacature duidelijk is.
- Niet: “Communicatievrijwilliger” (dat kan vanalles zijn)
- Wel: “Iemand die onze facebookpagina beheert” (dat is heel concreet en duidelijk)
- Profiel van de gewenste vrijwilliger
- Dit moet kort en duidelijk vertellen wie jullie zoeken.
- Waar moet die kennis van hebben, goesting in hebben, …
- Aanbod van de organisatie
- Wat hebben jullie te bieden aan een nieuwe vrijwilliger?
- Komen jullie ook eens informeel samen?
- Voorziet er elke vergadering iemand iets om te knabbelen?
- Geven jullie leesboeken door aan elkaar?
- Geef de lezer van de vacature een kleine inkijk in wie jullie zijn, hoe jullie omgaan met elkaar. Mensen gaan ook vrijwilligen om deel van een groep te zijn, dus deel gerust een paar groepsrituelen.
- Wat hebben jullie te bieden aan een nieuwe vrijwilliger?
- Call to action
- Wat wil je dat iemand doet als die interesse heeft?
- ‘leer ons kennen!’, ‘Neem contact met ons op’, ‘kom langs op onze volgende bijeenkomst’
- Noteer een mailadres, telefoonnummer of datum, uur en adres
- Maak de drempel hier zo klein mogelijk om contact op te nemen of om elkaar te ontmoeten.
- Wat wil je dat iemand doet als die interesse heeft?
Denk vanuit de vrijwilliger. Wat zou ik graag lezen in een vacature als ik opzoek ben naar vrijwilligerswerk? Waardoor zou ik me aangesproken voelen?
We maakten enkele voorbeelden waarop jullie je oproep kunnen baseren. Maak er gebruik van!
Enkele algemene (schrijf)tips
- KISS -> Keep It Simple and Slim
- Vermijd moeilijke woorden
- Gebruik begrijpbaar taal
- Hou het concreet en praktisch
- Schrijf positief en inclusief
- GEEN DRUKLETTERS
- Geen blokken aaneengeschreven tekst
- Hou het luchtig en plezant (vrijwilliger zijn doe je ook omdat het leuk is)
- Laat je teksten nalezen want andere ogen merken andere zaken op
- Voeg een passende foto toe
- gebruik een foto die de sfeer weerspiegelt van wat jullie doen, wie jullie zijn als groep of een beeld dat voor zich spreekt bij de vacature.
- Schakel digi-hulp in:
- Canva (voor de opmaak)
- Chatgpt
- …
Verspreid de vrijwilligersoproep
Face to face
- Dit werkt nog steeds. Nodig iemand persoonlijk uit om kennis te maken, stuur hen een persoonlijk berichtje met een herinnering en vraag nadien ook uit nieuwsgierigheid wat ze ervan vonden.
Netwerk bestaande collega’s en vrijwilligers
- Spreek je netwerk aan, verspreid je oproep op je eigen sociale media, hang de vacature op aan je raam of aan de koffiemachine op het werk. Misschien heeft je collega wel een buurvrouw die interesse heeft,…
Ambassadeurs
- Dat kan eender wie zijn die je organisatie genegen is. Iemand met een positieve ervaring, iemand die jullie wil helpen,…
Oproep via andere organisaties
Promoten op beurzen
Wervingsactie op een (week)markt
Organiseer een open infomoment
Verkenningsdagen (bv “weldoeners Radio 2”)
Digitale media
- Digitale nieuwsbrief
- https://www.vrijwilligerswerk.be/, https://www.giveaday.be/nl-be
- Eigen website
- Sociale media
Ps: aarzel niet om je oproep te herhalen, niet alle mensen die je digitale kanalen volgen komen al jouw berichten tegen.
Fysieke media
- Affiches, folders, flyers
- Gemeenteblad
- Lokale pers
- Gadgets
Zowel de digitale kanalen als de fysieke media kan je gebruiken om vacatures te delen net zoals jullie andere nieuws. Een nieuwe actie, een ontmoeting met het bestuur,… maak jezelf zichtbaar in je omgeving (fysiek en online).
Welke kanalen je gebruikt hangt af van welke doelgroep je wil bereiken. Denk hierover na en maak een keuze.
Breed of gericht werven
Tip: wil je lokale organisaties in de buurt (ver)kennen? Neem een kijkje op de sociale kaart.
Ga in gesprek met kandidaten
Oke, je hebt het profiel vormgegeven, alle gegevens in een oproep gegoten, jullie hebben een planning en de oproep wordt via verschillende kanalen gedeeld. Vanaf nu kunnen de vrijwilligers zich aanmelden.
Wat nu?
Spreek op voorhand af wie de aanmeldingen opvolgt? Via mail, telefonisch, whatsapp.
- Antwoord altijd! Ook als de kandidaat niet geschikt is.
- Belangrijk dus om contactgegevens te delen die up-to-date zijn en regelmatig nagekeken worden.
Het kennismakingsgesprek
- zoek een moment waarop jullie kunnen kennismaken
- Voor of na een vergadering,
- Op het einde van een actie
- want een vrijwilliger maakt graag kennis met de andere leden van de groep, na een vergadering of op het einde van een actie voel je ook de sfeer van de groep zoals die is.
- Wat is de doelstelling van het kennismakingsgesprek?
Zorg dat het doel van het kennismakingsgesprek duidelijk is voor jullie, zo kan je dit ook duidelijk communiceren naar de mensen die willen kennismaken en zijn zij al een beetje voorbereid.
- Elkaar leren kennen?
- Wil je uitleggen hoe alles in elkaar zit, wie wat doet?
- Wie is de vrijwilliger, wat vind die belangrijk, hoe ziet die het engagement?
- Wat moet of wat kan er uit het kennismakingsgesprek komen?
Het kan helpen om een klein stappenplan uit te werken als houvast, zo geef je elke kandidaat een gelijkaardige eerste ontmoeting. Blijf vooral jezelf zo maak de beste eerste indruk en kan de vrijwilliger op basis van een eerlijke kennismaking kiezen voor een eventueel engagement.
Hier kan je een voorbeeld van een checklist terugvinden van het Vlaams Steunpunt vrijwilligerswerk.
Volg op en evalueer
Een exitgesprek is bijna even belangrijk als een kennismakingsgesprek als het al niet belangrijker is. Het is het ideale moment om feedback te verzamelen, de ervaring van de vrijwilliger te evalueren en de relatie met je afdeling op een positieve manier af te ronden. Maar ook dit moet niet formeler dan anders worden vastgepakt. Afhankelijk van hoe jullie als groep werken kan je hier een informeel moment van maken met een drankje of een (afscheids)etentje.
Het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk verzamelde de ingrediënten voor een goed exitgesprek.
En wij geven je graag nog enkele extra tips mee voor een waardevol exitgesprek:
- Geef de andere tijd om na te denken.
- Luister actief en toon oprechte interesse in wat de ander vertelt.
- Blijf positief.
- Geef constructieve feedback.
- Vermijd discussies. Een exitgesprek organiseer je niet om te discussiëren.
- Toon begrip en respect voor de reden van vertrek.
- Gebruik de feedback uit het gesprek om de afdeling nog beter te organiseren.
Extra: jongere vrijwilligers aantrekken
Het onderwerp is hip en trendy binnen het vrijwilligerslandschap. Maar waar begin je en hoe pak je het aan? Hieronder geven we enkele startsuggesties.
- Zet het gebruik van sociale media in
- korte, positieve filmpjes spreken heel goed aan
- jongeren zouden jullie hierbij kunnen helpen
- Voorzie korte en flexibele mogelijkheden om zich in te zetten
- Ouders van jonge kinderen, studenten hebben examens of stages (drukkere periodes)
- Biedt inspiratie en laat hen jou ook inspireren.
- Benadruk de impact van wat jullie doen, impact waaraan zij ook kunnen bijdragen.
- Bied leermogelijkheden aan:
- Jongeren willen blijven leren en groeien
- Schrijven van teksten,
- Gebruik van sociale media,
- Anderen enthousiasmeren,
- Acties en evenementen organiseren,…
- Jongeren willen blijven leren en groeien
- Werk samen met scholen en jongerenorganisaties om de doelgroep beter te bereiken en te betrekken bij jullie werking
- Erken wat ze doen en spreek je waardering uit.
- Maak vrijwilliger zijn hip!
We hopen dat deze pagina vol tips en handvaten jullie op weg helpt om nieuwe vrijwilligers te werven. Heb je een concrete vraag of een specifieke situatie? Stuur een mailtje naar info@fietsersbond.be
